Die Messe Berlin GmbH ist seit 1822 im internationalen Messe- und Kongresswesen tätig. Über 100 regionale, nationale und internationale Eigen- und Gastveranstaltungen finden jährlich auf den Berliner Messegeländen, in Deutschland und weltweit statt. Neben den internationalen Leitmessen Internationale Grüne Woche Berlin, ITB Berlin, InnoTrans und Fruit Logistica hält das Veranstaltungsportfolio der Messe Berlin zahlreiche weitere Highlights bereit: ob Ernährung, Tourismus, Logistik oder IT-Gesundheitswesen. Das Messeprogramm ist sehr vielseitig.
Ausgangssituation
Wie viele große Unternehmen mit langer Geschichte steht die Messe Berlin GmbH vor Herausforderungen, die sich aus Datensilos, Medienbrüchen und teilweise geringer Datenqualität ergeben.
Zudem werden Services der Messe Berlin in verschiedenen Webseiten und Shops angeboten, so dass Kunden mehrere Logins benötigen und die Daten in der Messe dezentral verarbeitet werden.
Die Messe Berlin möchte zukünftig mit einer Business-Lösung arbeiten, die einheitliche Datenstrukturen, nahtlose Prozesse und nutzerfreundliche Schnittstellen gewährleistet, um langfristig die Effizienz interner Prozesse, vor allem aber die Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit zu fördern.
Dazu haben wir die CRM-Lösungen Dynamics 365 Sales und Customer Insights (ehem. Marketing) implementiert und auf die spezifischen Anforderungen der Messe Berlin angepasst. Als Individualsoftware haben wir veranstaltungsspezifische Portale mit Shops entwickelt und die Business-Lösung in die bestehende Systemlandschaft integriert.
Vorteile der Ausstellerportale über Dynamics 365
Abbildung der Kernprozesse
Alle Prozesse von der Planung über die Akquise bis hin zur Betreuung der Aussteller und Gastveranstalter können über das Portal abgedeckt werden.
CRM-Funktionalitäten und eine zentrale Datenhaltung ermöglichen die Vertriebssteuerung und die Auftragsbearbeitung. Zusätzlich stehen über Dynamics 365 Customer Insights (ehem. Marketing) umfangreiche Marketingfunktionalitäten zur Verfügung.
Standardisierte Prozesse
Der komplette Lifecycle einer Messe wurde veranstaltungsübergreifend standardisiert.
Somit werden alle Buchungen nach gleichem Vorgehen abgearbeitet, was die Auswertung, Nachverfolgung und die weiteren Prozessschritte stark vereinfacht.
Integration der Applikationslandschaft
Die Ausstellerportale wurden mit der zentralen Dynamics-365-Lösung verbunden. Zusätzlich wurden Drittanbieter-Anwendungen integriert, wie z.B. eine CAD-basierte Hallenplanungssoftware zur Platzierung von Messeständen und SAP zur Datenabrechnung.
Veranstaltungsspezifische Portale
Wir haben einzelne Portale zu spezifischen Ausstellungen implementiert.
Über diese haben die Aussteller die Möglichkeit, ihre Ausstellungsstände und weitere Nebenleistungen zu buchen.
Dynamics-Lösung im Detail
Im Rahmen der Einführung von Microsoft Dynamics 365 wurden folgende Funktionen eingerichtet:
Erweiterung der Standardentitäten um Spezifika des Messegeschäfts
Customized Business-Process-Flows, Workflows, Plugins und Cloud-Flows
360-Grad-Sicht des Kunden durch eine JavaScript-Erweiterung
Angepasste Kalkulationslogik für Preise
Anlage von Formularen, Views und Dashboards zur Visualisierung der Daten
Deployment über Build- und Release-Pipelines zur Sicherstellung eines Staging-Konzeptes
Aufbau eines komplexen Sicherheits- und Berechtigungskonzeptes für alle Rollen im Unternehmen über Azure AD (B2C)
Planungsansicht einer Standbuchung im Rahmen der Messe Fruit Logistica in Dynamics 365 CRM
Die Integrationsarchitektur
Zur Integration der komplexen IT-Landschaft wurde auf die Azure Integration Services gesetzt:
- API-Management: Übersicht über alle Schnittstellen
- Azure Service Bus: Lose Kopplung der Systeme
- Nachrichtendienst für synchrone und asynchrone Kommunikation, Topic- und Subscriptionmodel, Abbildung unterschiedlicher Pattern, Error-Handling
- Logic Apps/Azure Functions: Erstellung und Ausführung von Integrationslogik mithilfe von Workflows, iPaaS-Orchestrierung mit einem grafischen Tool, komplexe Logiken über Code-Bausteine
- IaC (Infrastructure as Code): Aufbau der Ressourcen
Kundenstimme
„Das Messe- und Kongressgeschäft lebt von persönlicher Kommunikation. Hier wollen wir einen weiteren Schritt in die digitale Zukunft gehen. Das xRM und die neue Portallösung bilden gemeinsam die Kernprozesse des Ausstellergeschäftes ab: von der Planung, über die Kundenakquise bis zu Betreuung und Servicemanagement. Unser Projektpartner Objektkultur hat es geschafft, die Komplexität dieser Prozesse zu verstehen und wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit in zukünftigen Projekten.“
Unser Projektvorgehen
Vorphase
Feinplanung des Projekts und Erstellung eines Pflichtenheftes auf Basis von agilen Vorgehensmodellen (Epics, Features und User Stories)
Iteration 1:
Portale & Microsoft Dynamics 365
Implementierung der Ausstellerportale zur Buchung von Ständen.
Aufbau von Dynamics 365 für Datenmanagement, Vertriebsaktivitäten, Verkaufschancen, allgemeinen Auftragsprozessen und Mailings an Bestandskunden
Iteration 2: Integration
Integration der SAP-Schnittstelle für den Datenaustausch von Stammdaten und Aufträgen sowie Einrichtung des Platzierungsprozesses von Messeständen über die Anbindung der CAD-Software „FairDesigner“ (Hallenplanungssoftware)
Iteration 3: Webshop
Aufbau des Webshops im Ausstellerportal zur Buchung von Nebenleistungen und zur Kommunikation mit dem Dienstleister
