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Datenschutzhinweise

Wir, die Objektkultur Software GmbH (nachfolgend „wir“ oder “Objektkultur“), freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen sowie unseren Produkten und Leistungen. Wir messen dem Schutz Ihrer Privatsphäre höchste Bedeutung bei und halten uns bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten an die Ausführungen der für uns geltenden datenschutzrelevanten Rechtsvorschriften.

Wir haben als für die Verarbeitung Verantwortliche zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Jedoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, Informationen zu Ihrer Person auch auf alternativen Wegen, beispielsweise postalisch, an uns zu übermitteln.

1.   Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist die:

Objektkultur Software GmbH

Ritterstraße 5

76133 Karlsruhe

 

Telefon: +49 (0) 721 830 405 00

E-Mail: dialog@objektkultur.de

 

Unser Impressum können Sie hier einsehen. Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Objektkultur Software GmbH

Der Datenschutzbeauftragte

Ritterstraße 5

76133 Karlsruhe

E-Mail: datenschutz@objektkultur.de

2.   Worum geht es beim Datenschutz?

Gegenstand des Datenschutzes ist der Schutz personenbezogener Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, Post-Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, aber auch Informationen, die während der Nutzung unserer Webseite notwendigerweise entstehen, wie zum Beispiel Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung sowie die Übermittlung Ihrer IP-Adresse.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Das bedeutet, dass Ihre Daten nur bei Vorliegen einer Einwilligung oder einer gesetzlichen Erlaubnis von uns verarbeitet werden, z.B. wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen (z.B. Bearbeitung von Aufträgen) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder aufgrund unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (z.B. unser Interesse an der Analyse, Optimierung und am sicheren Betrieb unserer Webseite).

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die datenschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

3.   Wie werden Ihre Daten bei Aufruf unserer Webseite erfasst?

Die Nutzung unserer Webseite ist ohne Registrierung und ohne aktive Angabe personenbezogener Daten möglich. Auch wenn Sie unsere Webseite auf diese Weise rein informatorisch nutzen, können personenbezogene Daten automatisiert erhoben und verarbeitet werden. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über Art, Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung über unsere Webseite.

3.1  Bereitstellung unserer Webseite

Beim Zugriff auf unsere Webseite durch Ihr Endgerät werden von uns in den Server-Logfiles folgende Daten automatisiert erfasst und verarbeitet:

 

Diese Daten verarbeiten wir auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, nämlich zur Bereitstellung und Anzeige der Webseite, zur Sicherstellung und Aufrechterhaltung des technischen Betriebs, zum Zwecke der Ermittlung und Beseitigung von Störungen sowie aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugsfällen). Bei Aufruf unserer Webseite werden diese Daten automatisch verarbeitet. Ohne diese Bereitstellung können Sie unsere Webseite nicht nutzen. Wir verwenden diese Daten nicht zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Identität zu ziehen.

Die erhobenen Daten werden in der Regel nach sieben Tagen gelöscht, es sei denn, dass wir sie für die oben genannten Zwecke ausnahmsweise länger benötigen. In einem solchen Fall löschen wir die Daten unverzüglich nach Zweckentfall.

3.2 Cookies

Wir setzen auf unserer Webseite Cookies ein. Nähere Informationen zu den von uns eingesetzten Cookies können Sie unserer Cookie-Richtlinie entnehmen.

3.3 Analysedienste auf unserer Website

Matomo

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Wir setzen Matomo ein, eine Software zur statistischen Auswertung der Nutzerzugriffe auf unserer Webseite. Ihre IP-Adresse wird gekürzt, bevor sie gespeichert wird. Matomo verwendet Cookies, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung unserer Webseite durch Sie ermöglichen. Dabei können aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile von Ihnen erstellt werden.

Sofern Sie den Einsatz von Cookies ablehnen, wird bei Matomo der sogenannte Log Analytics-Modus eingesetzt. Hierbei analysiert Matomo die Nutzerzugriffe auf Basis der Server-Logfiles, ohne auf das verwendete Endgerät zuzugreifen. Die derart erstellte Analyse verwendet keine spezifischen Identifikatoren einzelner Nutzer.

Rechtsgrundlagen und Steuerungsmöglichkeiten: Die mit Matomo verbundene Datenverarbeitung auf Grundlage von Cookies erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Falls Sie nicht möchten, dass Cookies durch Matomo auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, können Sie Ihre Einwilligung in unserer Cookie-Richtlinie insofern verweigern oder widerrufen. Außerdem können Sie entsprechende Änderungen in Ihren Browsereinstellungen vornehmen.

Der Einsatz von Matomo im Log Analytics-Modus erfolgt auf Basis unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unsere berechtigten
Interessen sind dabei die Verbesserung unseres Webseitenauftritts durch die Analyse der Webseitenbesuche.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten, solange wir Sie für den jeweiligen Zweck benötigen, bzw. Sie der Speicherung Ihrer Daten nicht widersprochen oder Ihre Einwilligung widerrufen haben.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: Die erfassten Informationen über die Benutzung unserer Webseite werden auf Servern unseres Auftragsverarbeiters, der DomainFactory GmbH, c/o WeWork, Neuturmstraße 5, 80331 München („DomainFactory“), in der EU gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Sollten Daten dennoch in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden, stellen wir sicher, dass die Datenübermittlung entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder auf Grundlage geeigneter Garantien, wie z.B. Standardvertragsklauseln, erfolgt.

Nähere Informationen zum Dienst Matomo erhalten Sie auf der Webseite des Herstellers unter https://matomo.org/.

3.4  Social Media-Dienste auf unserer Webseite

a)    Einbindung von YouTube-Videos

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Wir haben YouTube-Videos auf unserer Webseite eingebunden, die von YouTube gehostet werden, aber von unserer Webseite aus direkt abspielbar sind. Diese sind alle im „erweiterten Datenschutz-Modus“ eingebunden, d.h. dass die Wiedergabe eines Videos nach eigener Aussage von YouTube nicht für die Personalisierung von Werbung an den Nutzer verwendet wird. Hierauf haben wir jedoch keinen Einfluss.

Um den Schutz Ihrer Daten beim Besuch unserer Website zu erhöhen, sind die Videos zunächst deaktiviert mittels sogenannter „2-Klick“-Lösung in die Seite eingebunden. Diese Einbindung gewährleistet, dass beim Aufruf einer Seite unseres Webauftritts, die solche Videos enthält, noch keine Verbindung mit den Servern von Google hergestellt wird. Erst wenn Sie den entsprechenden Cookies zustimmen oder die Videos aktivieren, stellt Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern von Google her.

Durch das Akzeptieren der Cookies oder das Aktivieren des Videos erhält YouTube die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Webseite aufgerufen haben. Zudem werden grundlegende Daten wie IP-Adresse und Zeitstempel übermittelt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob YouTube ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. YouTube speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung ihrer Webseite. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Webseite zu informieren.

Rechtsgrundlagen und Steuerungsmöglichkeiten: Rechtsgrundlage für die Anzeige der Videos ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, d.h. die Einbindung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung. Falls Sie nicht möchten, dass Cookies durch YouTube auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, können Sie Ihre Einwilligung insofern verweigern oder widerrufen.

Wenn Sie die Zuordnung von erhobenen Daten mit Ihrem Profil bei YouTube nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Videos ausloggen. Ihnen steht außerdem ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung der Nutzerprofile durch YouTube zu, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an YouTube bzw. Google wenden müssen, z.B. unter https://about.google/contact-google/. Ausführliche Anleitungen zur Verwaltung der eigenen Daten im Zusammenhang mit Google-Produkten finden Sie unter https://support.google.com/accounts/answer/3024190.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten, solange wir Sie für den jeweiligen Zweck benötigen, bzw. Sie der Speicherung Ihrer Daten nicht widersprochen haben oder Ihre Einwilligung widerrufen haben.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: Die erhobenen Informationen werden auf Servern von Google auf der ganzen Welt, auch in den USA, gespeichert. Für diese Fälle hat sich Google unter dem Data Privacy Framework zertifiziert. Wir haben zudem sog. Standarddatenschutzklauseln mit Google vereinbart, deren Zweck die Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus im Drittland ist.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Google erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Google. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre: www.google.de/intl/de/policies/privacy.

b)  Verlinkungen auf unsere Social-Media-Accounts

Auf der Webseite erfolgen Verlinkungen auf unsere Accounts bei sozialen Netzwerken Instagram, LinkedIn und Xing. Nach dem Anklicken des eingebundenen Icons werden Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet, d.h. erst dann werden Nutzerinformationen an den jeweiligen Anbieter übertragen. Sind Sie mit Ihrem Nutzerprofil im entsprechenden sozialen Netzwerk eingeloggt, findet nach Aktivierung des Buttons eine Zuordnung mit dem Besuch unserer Webseite statt. Wenn Sie keine Sammlung von Daten über die Webseite durch die sozialen Netzwerke wünschen, sollten Sie sich vor dem Besuch der Webseite bei diesen entsprechend ausloggen.

c)   Unsere Auftritte in sozialen Netzwerken

Informationen zur Datenverarbeitung auf unseren Auftritten in den sozialen Netzwerken finden Sie weiter unten in diesen Datenschutzhinweisen.

3.5 Marketing-Dienste und Funktionen auf unserer Website

a)  Google Ads

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Wir nutzen das Angebot Google Ads, um mit Hilfe von Werbeanzeigen auf unsere Angebote aufmerksam zu machen. Sofern Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Webseite gelangen, wird von Google Ads ein Cookie auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Die Werbemittel werden durch Google über sog. „Ad Server“ ausgeliefert. Dazu nutzen wir und andere Webseiten sog. Ad Server-Cookies, durch die bestimmte Parameter zur Erfolgsmessung, wie Einblendung der Anzeigen oder Klicks durch die Nutzer, gemessen werden können. Über die auf unserer Webseite gespeicherten Google Ads-Cookies können wir Informationen über den Erfolg unserer Werbekampagnen erhalten. Diese Cookies sollen nicht dazu dienen, Sie persönlich zu identifizieren. Zu diesem Cookie werden in der Regel als Analyse-Werte die Unique Cookie-ID, Anzahl Ad Impressions pro Platzierung (Frequency), letzte Impression (relevant für Post-View-Conversions) sowie Opt-out-Informationen (Markierungen, dass Nutzer nicht mehr angesprochen werden möchten) gespeichert.

Die von Google gesetzten Cookies ermöglichen es Google, Ihren Internetbrowser wiederzuerkennen. Sofern bspw. ein Nutzer bestimmte Seiten der Webseite eines Ads-Kunden besucht und das auf seinem Computer gespeicherte Cookie noch nicht abgelaufen ist, können Google und der Kunde erkennen, dass der Nutzer auf die Anzeige geklickt hat und zu dieser Seite weitergeleitet wurde. Jedem Ads-Kunden wird ein anderes Cookie zugeordnet, sodass die Cookies nicht über die Webseiten von anderen Ads-Kunden nachverfolgt werden können. Durch die Einbindung von Google Ads erhält Google die Information, dass Sie den entsprechenden Teil unseres Internetauftritts aufgerufen oder eine Anzeige von uns angeklickt haben. Sofern Sie bei einem Dienst von Google registriert sind, kann Google den Besuch Ihrem Account zuordnen. Selbst wenn Sie nicht bei Google registriert sind bzw. sich nicht eingeloggt haben, besteht die Möglichkeit, dass der Anbieter Ihre IP-Adresse in Erfahrung bringt und speichert.

Aufgrund der eingesetzten Marketing-Tools baut Ihr Browser automatisch eine direkte Verbindung mit dem Server von Google auf. Wir selbst erheben in den genannten Werbemaßnahmen nicht eigenständig personenbezogene Daten, sondern stellen allein für Google die Möglichkeit zur Erhebung der Daten bereit. Wir erhalten von Google lediglich statistische Auswertungen zur Verfügung gestellt, die Auskunft erteilen, welche Anzeigen wie oft zu welchen Preisen angeklickt wurden. Weitergehende Daten aus dem Einsatz der Werbemittel erhalten wir nicht, insbesondere können wir die Nutzer nicht anhand dieser Informationen identifizieren.

Google Conversion Tracking: Wir nutzen Google Ads mit der zusätzlichen Anwendung „Google Conversion Tracking“. Hierbei handelt es sich um ein Verfahren, mit dem wir den Erfolg unserer Werbekampagnen prüfen können. Dazu werden die Werbeanzeigen mit einer technischen Vorkehrung, z.B. einer ID versehen, mit der wir feststellen können, wie Nutzer nach Klicks auf die Werbeanzeigen interagieren und ob eine unserer Leistungen tatsächlich in Anspruch genommen wird. Dadurch erhalten wir in statistischer Form Informationen über Gesamtzahl der Leser unserer Anzeigen, welche Anzeigen besonders beliebt sind und ggf. weitere Informationen über Folgen aus der Anzeige.

Rechtsgrundlagen und Steuerungsmöglichkeiten: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, d.h. die Einbindung von Google Ads sowie die Nutzung von Google Conversion Tracking erfolgen nur nach Erteilung Ihrer Einwilligung.

Der Widerruf Ihrer Einwilligung ist jederzeit möglich, ohne dass davon die Zulässigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf berührt wird. Den Widerruf können Sie am einfachsten über unsere Cookie-Richtlinie durchführen oder über die folgenden Funktionen:

  • durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software, insbesondere führt die Unterdrückung von Drittcookies dazu, dass Sie keine Anzeigen von Drittanbietern erhalten;
  • indem Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies von der Domain „www.googleadservices.com“ blockiert werden, wobei diese Einstellung gelöscht werden, wenn Sie Ihre Cookies löschen;
  • durch Deaktivierung der interessenbezogenen Anzeigen der Anbieter, die Teil der Selbstregulierungs-Kampagne „About Ads“ sind, über den Link www.aboutads.info/choices, wobei diese Einstellung gelöscht wird, wenn Sie Ihre Cookies löschen;
  • durch dauerhafte Deaktivierung in Ihren Browsern Firefox, Internetexplorer oder Google Chrome unter dem Link www.google.com/settings/ads/plugin. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie in diesem Fall ggf. nicht alle Funktionen unserer Webseite vollumfänglich nutzen können.
 

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten, solange wir Sie für den jeweiligen Zweck benötigen, bzw. Sie der Speicherung Ihrer Daten nicht widersprochen haben oder Ihre Einwilligung widerrufen haben.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: Die erhobenen Informationen werden auf Servern von Google, auch in den USA, gespeichert. Für diese Fälle hat sich Google dem Data Privacy Framework zertifiziert. Wir haben zudem sog. Standarddatenschutzklauseln mit Google vereinbart, deren Zweck die Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus im Drittland ist.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street Dublin 4, Irland, finden Sie hier: www.google.com/intl/de/policies/privacy und hier: http://services.google.com/sitestats/de.html.

b)  LinkedIn Insight-Tag

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Weiterhin verwendet die Webseite das sog. LinkedIn Insight-Tag (bzw. LinkedIn Pixel) der LinkedIn Ireland Unlimited Company („LinkedIn“). Durch die Einbindung dieses JavaScript-Tags können wir Ihnen als Nutzer unserer Webseite im Rahmen des Besuchs des sozialen Netzwerkes LinkedIn oder anderer Webseiten, die ebenfalls das Verfahren nutzen, interessenbezogene und für Sie relevante Werbeanzeigen („Ads“) darstellen und wir erhalten Statistiken über die Webseite-Besucher und Demographien. Weiterhin können wir Ihre Nutzung unserer LinkedIn-Werbung und das Interesse an unseren Angeboten mittels einer Conversion Tracking-Funktion auswerten und Ihnen LinkedIn-Anzeigen über das Retargeting auch auf anderen Webseiten anzeigen. Wir verfolgen damit das Interesse, die Wirksamkeit der LinkedIn-Werbeanzeigen zu verbessern und unsere Webseite für Sie interessanter zu gestalten.

Durch Einbindung des LinkedIn Insight-Tags baut Ihr Browser – nach Erteilung Ihrer Einwilligung – eine direkte Verbindung mit dem Server von LinkedIn auf, sowohl bei Besuch der LinkedIn-Webseite als auch von Webseiten, die den LinkedIn Insight-Tag eingebaut haben. Für die Erhebung Ihrer Nutzungsdaten bei Besuch unserer Webseite und die Übermittlung an den Anbieter sind LinkedIn und wir gemeinsam verantwortlich, aber für die maßgebliche Verarbeitung zur Durchführung der beschriebenen Ziele ist LinkedIn nach Übermittlung der Daten allein verantwortlich. Auf Umfang und Art der Verwendung der Daten durch LinkedIn haben wir keinen Einfluss, wir informieren Sie daher entsprechend unserem Kenntnisstand: Durch die Einbindung des LinkedIn Insight-Tags erhält LinkedIn die Information, dass Sie die entsprechende Webseite unseres Internetauftritts aufgerufen haben oder eine Anzeige von uns angeklickt haben. Sofern Sie bei einem Dienst von LinkedIn registriert sind, kann LinkedIn den Besuch Ihrem Account zuordnen. Selbst wenn Sie nicht bei LinkedIn registriert sind bzw. sich nicht eingeloggt haben, besteht die Möglichkeit, dass der Anbieter Ihre IP-Adresse, Zeitfenster und weitere Identifizierungsmerkmale in Erfahrung bringt und mit den Ihnen
zugeordneten Handlungen verknüpft.

Rechtsgrundlagen und Steuerungsmöglichkeiten: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, d.h. die Einbindung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, am einfachsten über unsere Cookie-Richtlinie. Die Deaktivierung des Linked InInsight-Tags und weitere Werbewidersprüche sind zudem in den Einstellungen für Werbeanzeigen unter www.linkedin.com/help/linkedin/answer/62931?trk=microsites-rontend_legal_privacy-policy&lang=en und ergänzend unter www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out möglich. Weitere Einstellungsmöglichkeiten und Informationen können Sie dem LinkedIn Privacy Center entnehmen: https://privacy.linkedin.com/de-de?lr=1/.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten, solange wir Sie für den jeweiligen Zweck benötigen, bzw. Sie der Speicherung Ihrer Daten nicht widersprochen haben oder Ihre Einwilligung widerrufen haben.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: LinkedIn verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA, wobei sichergestellt ist, dass die Datenübermittlung entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien, wie z.B. Standardvertragsklauseln, die wir vorsorglich mit dem Anbieter abgeschlossen haben, erfolgt. Mehr Informationen zur internationalen Datenübermittlung an LinkedIn erhalten Sie unter: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/a1343190?trk=microsites-frontend_legal_privacy-policy&lang=en 

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch LinkedIn erhalten Sie bei dem Anbieter, LinkedIn Ireland Unlimited Company, Attn: Legal Dept. (Privacy Policy and User Agreement), Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland; Informationen zum LinkedIn Insight-Tag: https://business.linkedin.com/de-de/marketing-solutions/insight-tag?lr=1/; Datenschutzinformationen: www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy/.

4. Wie werden Ihre Daten bei Nutzung der weiteren Funktionen und Angebote unserer Website verarbeitet?

4.1 Newsletter

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Sie können sich für unseren Newsletter anmelden, mit dem wir Sie über die bei der Anmeldung angegebenen Themen informieren.

Double-Opt-In-Verfahren: Die Anmeldung erfolgt mittels des sog. Double-Opt-in-Verfahrens, d.h. Sie erhalten nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden, um die missbräuchliche Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse zu verhindern. Die Anmeldung zum Newsletter wird von uns protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen und ggf. einen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten verhindern oder aufklären zu können.

Rechtsgrundlagen und Steuerungsmöglichkeiten: Wir versenden Newsletter nur nach entsprechender Anmeldung, d.h. mit Ihrer Einwilligung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung in den Empfang unseres Newsletters jederzeit widerrufen, insbesondere indem Sie sich vom Newsletter abmelden. Einen Abmelde-Link zur Ausübung dieses Rechts finden Sie am Ende eines jeden Newsletters.

Die Protokollierung des Anmeldeverfahrens erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, da wir gesetzlich verpflichtet sind, Anmeldungen nachzuweisen.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten, solange wir Sie für den jeweiligen Zweck benötigen, bzw. Sie der Speicherung Ihrer Daten nicht widersprochen haben oder Ihre Einwilligung widerrufen haben. Wenn Sie sich nur zu unserem Newsletter angemeldet haben, werden ihre personenbezogenen Daten – sofern keine andere Rechtsgrundlage eingreift – im Falle einer Abmeldung von uns wieder gelöscht.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: Im Rahmen des Versands von Newslettern setzen wir als Auftragsverarbeiter Microsoft Dynamics 365, ein Angebot der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland („Microsoft“), ein. Microsoft speichert die Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR. Sollte es dennoch zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländer kommen, erfolgt der Datentransfer, soweit es um einen Transfer in die USA geht, auf Grundlage des Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist. Im Übrigen haben wir mit Microsoft auch sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.

4.2  Kontaktaufnahme und sonstige Anfragen

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z.B. per E-Mail, telefonisch oder über ein Kontaktformular) und dabei personenbezogene Daten mitteilen, erfolgt dies stets auf freiwilliger Basis. Ihre Angaben werden von uns zur Ermöglichung sowie zur Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage, der Abwicklung der Anfrage sowie zur Kundenpflege verarbeitet. Zudem verarbeiten wir die im Rahmen des Kontaktformulars übermittelten Daten zur Verhinderung eines Missbrauchs des Kontaktformulars und um die Sicherheit unserer IT-Systeme sicherzustellen.

Rechtsgrundlagen: Sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags abzielt, werden Ihre Angaben von uns zur Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage und deren Abwicklung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Im Übrigen verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen entsprechen dabei den oben angegebenen Zwecken.

Speicherdauer: Sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Speicherung Ihrer Daten besteht, löschen wir diese nach Bearbeitung Ihres Anliegens. Ausgenommen hiervon sind Daten, für die gesetzliche oder anderweitig vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B., wenn die weitere Verarbeitung der Daten zur Erfüllung eines geschlossenen Vertrages erforderlich ist oder wird). Sofern und solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, löschen wir die Daten erst nach Ablauf der entsprechenden Fristen.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: Im Rahmen der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Kontaktanfrage können Ihre Daten ggf. – wo dies zur Bearbeitung sinnvoll ist –an verbundene (Konzern-)Unternehmen oder Dritte weitergegeben werden. Ihre Daten werden außerdem von uns in unserem Customer-Relationship-Management (CRM)- System gespeichert.

Zudem setzen wir im Rahmen des Versands von E-Mails und der Bereitstellung unserer Kontaktformulare als Auftragsverarbeiter Microsoft Dynamics 365, ein Angebot der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland („Microsoft“), ein. Microsoft speichert die Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR. Sollte es dennoch zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländer kommen, erfolgt der Datentransfer, soweit es um einen Transfer in die USA geht, auf Grundlage des Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist. Im Übrigen haben wir mit Microsoft auch sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.

5. Wie werden Ihre Daten bei Ihrem Besuch unserer Auftritte in sozialen Netzwerken verarbeitet?

Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile in sozialen Netzwerken und verarbeiten in diesem Rahmen Daten der Nutzer, um mit den dort aktiven Nutzern zu kommunizieren oder um Informationen über uns anzubieten, derzeit bei:

 

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Mit unseren verschiedenen Social-Media-Kanälen möchten wir Ihnen ein breites Spektrum an Multimedia-Diensten anbieten, Ihnen unsere Produkte umfassend vorstellen und mit Ihnen Ideen und Anfragen zu Themen austauschen, die für Sie wichtig sind. Die Datenverarbeitung dient dabei insbesondere den folgenden Zwecken:

  • Darstellung unseres Unternehmens und der Unternehmenskultur einschließlich bestehender Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten;
  • Kommunikation mit und Information der Besucher unserer Social-Media-Kanäle; Vorstellung aktueller Veranstaltungen und Events;
  • Erfassen statistischer Informationen über die Reichweite der Social-Media-Kanäle;
  • Durchführung von Kundenbefragungen, Marketingkampagnen, Marktanalysen, Gewinnspielen, Wettbewerben oder ähnlichen Aktionen oder Veranstaltungen;
  • Lösung von Streitigkeiten und Rechtsstreitigkeiten, Begründung, Ausübung oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche oder Rechtsstreitigkeiten, Durchsetzung bestehender Verträge.

 

Wenn wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen als den oben genannten Zweck zu verarbeiten, werden wir Sie vor der Verarbeitung entsprechend informieren.

Wir verarbeiten durch unsere Social-Media-Präsenzen insbesondere die folgenden Kategorien personenbezogenen Daten:

  • Ihren Benutzernamen des sozialen Netzwerkes sowie Kommentare, die auf unseren sozialen Präsenzen und Nachrichten veröffentlicht wurden, die Sie über unsere sozialen Netzwerke gesendet haben.
  • Ihre Aktivität auf unseren sozialen Netzwerken über den jeweiligen Dienst der Anbieter (insbesondere Instagram Insights, statistische Informationen bei LinkedIn, „Analytics“ bei YouTube, statistische Auswertungen bei XING  sowie „X Analytics“ bei X (ehem. Twitter)), also z.B. die Besuche auf der sozialen Präsenz, der Umfang an Interaktionen, Besuche und die durchschnittliche Dauer von Videowiedergaben, Informationen darüber, aus welchen Ländern und Städten unsere Besucher kommen und Statistiken über die allgemeinen Beziehungen unserer Besucher.
  • Andere Informationen, die notwendig sind, um Anfragen unserer Besucher zu beantworten oder unsere Besucher in unseren Systemen eindeutig zu identifizieren.

 

Wenn Sie einen unserer Social-Media-Auftritte besuchen, können zudem die Betreiber der Social-Media-Portale Nutzerprofile erstellen, in denen Ihre Präferenzen und
Interessen hinterlegt sind. Auf diese Weise kann Ihnen interessenbezogene Werbung in- und außerhalb der jeweiligen Social-Media-Präsenz angezeigt werden. Sofern Sie über einen Account beim jeweiligen sozialen Netzwerk verfügen, kann die interessenbezogene Werbung auf allen Geräten angezeigt werden, auf denen Sie eingeloggt sind oder eingeloggt waren.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht alle Verarbeitungsprozesse auf den Social-Media-Portalen nachvollziehen können. Je nach Anbieter können daher ggf. weitere Verarbeitungsvorgänge von den Betreibern der Social-Media-Portale durchgeführt werden. Details hierzu entnehmen Sie bitte den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Social-Media-Portale (siehe oben).

Wenn Sie einen unserer Social-Media-Auftritte besuchen, sind wir ggf. gemeinsam mit dem Betreiber der Social-Media-Plattform für die bei diesem Besuch ausgelösten Datenverarbeitungsvorgänge verantwortlich. Eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne der DSGVO ergibt sich insbesondere für

  • die Verwendung statistischer Informationen bei LinkedIn („Page Insights“), wobei uns LinkedIn über diesen Service Daten nur in anonymisierter Form zu Verfügung stellt und Rückschlüsse auf einzelne Nutzer und der Zugriff auf individuelle Nutzerprofile durch Objektkultur nicht möglich sind. Objektkultur und LinkedIn haben daher eine so genannte Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit abgeschlossen: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum.

 

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen unser Unternehmen und die von Ihnen gewünschten Angebote auf den von Ihnen präferierten Kanälen darstellen und auf Ihre Nachrichten oder Anfragen schnell reagieren zu können. Daneben haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Reichweite und Nutzung unserer Social-Media-Kanäle zu analysieren, um ein angemessenes Design und eine kontinuierliche Optimierung zu erreichen. Soweit Sie mit Ihrer Anfrage ein Vertragsverhältnis mit Objektkultur eingehen möchten, ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Speicherdauer: Die unmittelbar von uns über die Social-Media-Präsenz erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald der Zweck für ihre Speicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis zum Ablauf ihrer Speicherdauer oder bis diese durch Sie gelöscht werden. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der sozialen Netzwerke zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der sozialen Netzwerke.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: Wir weisen darauf hin, dass Daten der Nutzer außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, weil so z.B. die Durchsetzung der Rechte der Nutzer erschwert werden könnte.

Sie können Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Beschwerde) grundsätzlich sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem Betreiber des jeweiligen Social-Media-Portals (z.B. gegenüber LinkedIn) geltend machen, wenngleich wir darauf hinweisen, dass diese am effektivsten bei den Anbietern geltend gemacht werden können. Nur die Anbieter haben jeweils Zugriff auf die Daten der Nutzer und können direkt entsprechende Maßnahmen ergreifen und Auskünfte geben. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, dann können Sie sich an uns wenden.

6.  Wie werden Ihre Daten bei einem persönlichen
Kontakt verarbeitet?

Wenn wir im Rahmen eines persönlichen Kontakts (z.B. bei Veranstaltungen, Terminen, Telefonaten oder per E-Mail) Ihre Kontaktdaten erhalten, verarbeiten wir diese Daten zur Anbahnung, Durchführung und Pflege von Geschäftsbeziehungen. Zu diesem Zweck speichern wir Ihre Kontaktdaten in unserem Customer-Relationship-Management (CRM)-System.

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Wir verarbeiten insbesondere Stammdaten und Kontaktdaten (z.B. Anrede, Vor- und Nachname, berufliche Kontaktdaten, Unternehmen, Funktion/Position) sowie – soweit im konkreten Fall erforderlich – Kommunikationsinhalte (z.B. Inhalte von E-Mails oder Gesprächsnotizen). Die Datenverarbeitung erfolgt, um mit Ihnen in Kontakt zu bleiben, vorvertragliche Maßnahmen vorzubereiten, vertragliche Leistungen anzubahnen bzw. abzuwickeln und/oder unsere Kundenbeziehungen zu pflegen. Im Zusammenhang mit der erstmaligen Anlage eines Kontakts im CRM können wir Ihnen zudem eine einmalige Datenschutzinformation per E-Mail zusenden.

Rechtsgrundlagen: Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Im Übrigen verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen, der Vertriebs- und Kundenkommunikation sowie der effizienten Organisation von Kontakt- und Kommunikationsvorgängen.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten, solange wir sie für die genannten Zwecke benötigen. Sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Speicherung besteht, löschen wir Ihre Kontaktdaten, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: Innerhalb unseres Unternehmens haben grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für die
jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen. Außerdem setzen wir zur Speicherung und Verwaltung von Kontaktdaten als Auftragsverarbeiter Microsoft Dynamics 365, ein Angebot der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland („Microsoft“), ein. Microsoft speichert die Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR. Sollte es dennoch zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländer kommen, erfolgt der Datentransfer, soweit es um einen Transfer in die USA geht, auf Grundlage des Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist. Im Übrigen haben wir mit Microsoft auch sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement. 

7.   Wie werden Ihre Daten bei einer Teilnahme an von uns angebotenen Webcasts verarbeitet?

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Wir bieten Webcasts zu unterschiedlichen Themen an. Diese Webcasts werden durch uns aufgezeichnet und ggf. auf YouTube und/oder auf unserer Webseite veröffentlicht. Auf die geplante Aufzeichnung und ggf. Veröffentlichung werden Sie sowohl im Rahmen der Anmeldung als auch zu Beginn des Webcast hingewiesen. Die Videofunktion sowie das Mikrofon der Teilnehmer sind standardmäßig deaktiviert. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihren Namen bei Microsoft Teams zu ändern bzw. zu anonymisieren, sofern Sie die Sichtbarkeit Ihres Namens in den Teilnehmerkacheln oder im Chatbereich nicht wünschen.

Sollte die Aufzeichnung des Webcast veröffentlicht werden, machen wir vorab die Teilnehmer unkenntlich (z.B. durch Verpixeln der entsprechenden Teilnehmerkacheln). Lediglich für den Fall, dass Sie sich während des Webcast mit einem Wortbeitrag beteiligen, werden personenbezogene Daten von Ihnen veröffentlicht.

Zur Durchführung und Aufzeichnung der Webcasts werden folgende Daten durch uns verarbeitet:

  • Kontaktdaten (Anrede, Name, E-Mail-Adresse);
  • Audio- und Videosignale, Chat-Inhalte, ggfs. Profilbild und ggf. technische Metadaten, die automatisch durch die eingesetzte Webinar-Software erhoben und verarbeitet werden.

 

Ihre Kontaktdaten werden von uns darüber hinaus auch für eine anschließende Kontaktaufnahme verwendet.

Rechtsgrundlagen: Die mit unseren Webcasts verbundene Datenverarbeitung (insbesondere die Aufzeichnung, ggf. Veröffentlichung und anschließende Kontaktaufnahme) erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Speicherdauer: Die im Rahmen unserer Webcasts angefertigten Aufzeichnungen bzw. Ihre diesbezüglichen personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben.

Ihre im Rahmen der Anmeldung zum Webcast angegeben Kontaktdaten speichern wir für sechs Wochen, sofern sich während dieser sechs Wochen keine anderweitige Rechtsgrundlage für eine längere Speicherdauer der Kontaktdaten ergibt (z.B. eine Einwilligung Ihrerseits oder eine Vertragsanbahnung). 

Empfänger und weitere Informationen: Sofern wir die Webcasts gemeinsam mit einem Partner durchführen, werden die im Rahmen der Webcasts verarbeiteten Daten ggf. mit dem jeweiligen Partner geteilt. Im Übrigen haben innerhalb unseres Unternehmens grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen.

Unsere Webcasts werden mittels Microsoft Teams, einem Angebot unseres Auftragsverarbeiters Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland („Microsoft“), durchgeführt. Microsoft speichert die Daten grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR. Sollte es dennoch zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländer kommen, erfolgt der Datentransfer, soweit es um einen Transfer in die USA geht, auf Grundlage des Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist. Im Übrigen haben wir mit Microsoft auch sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.

8.   Wie werden Ihre Daten im Rahmen unserer Hinweisgeberstelle verarbeitet?

Wir haben in unserem Unternehmen eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingerichtet. Im Rahmen dessen verarbeiten wir auch personenbezogene Daten.

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Sofern Sie als hinweisgebende Person eine Meldung bei unserer internen Meldestelle machen, verarbeiten wir – soweit die Meldung nicht anonym erfolgt – personenbezogene Daten von Ihnen. Das können insbesondere Angaben zu Ihrem Namen, die Inhalte Ihrer Meldung sowie die von Ihnen gemachten Kontaktangaben sein.

Sofern Ihre Person Gegenstand einer Meldung ist, verarbeiten wir die Informationen, die uns von der hinweisgebenden Person oder weiteren Personen mitgeteilt worden
sind. Ferner verarbeiten wir auch die Informationen, die wir im Zusammenhang mit weiteren Maßnahmen, Folgemaßnahmen und weiteren Ermittlungen erhalten. Sollten Sie uns im Zusammenhang mit der Sachverhaltsaufklärung und -aufarbeitung unterstützen, speichern wir Ihren Namen und weitere von Ihnen gemachte Angaben ebenfalls in dem betreffenden Vorgang.

Der Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung unserer Pflichten aus dem HinSchG, insbesondere der Aufgaben der internen Meldestelle aus § 13 HinSchG. Im Rahmen dessen prüfen wir die bei uns eingehenden Hinweise und führen ggf. weitere Aufklärungsarbeiten durch. Zudem werden Ihre Daten verarbeitet, um Sie über den Fortgang der Meldung informiert zu halten.

Rechtsgrundlagen: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG. Weitere Rechtsgrundlage kann – sofern Sie uns eine entsprechende Einwilligung erteilt haben – Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO sein. Schließlich kann einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch auf Basis unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei insbesondere in der Aufklärung, Sanktionierung und Verhinderung von Fehlverhalten in unserem Unternehmen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, ist Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

Speicherdauer: Gesetzlich sind wir dazu verpflichtet, Daten im Zusammenhang mit einer Meldung für drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens durch die interne Meldestelle aufzubewahren. Eine längere Verarbeitung der Daten kommt insbesondere in Betracht, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Empfänger und weitere Informationen: Bei uns im Unternehmen haben nur diejenigen Personen Zugriff auf die im Rahmen der Meldestelle übermittelten personenbezogenen Daten, die dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen. Eine Weitergabe kann – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (vgl. § 9 HinSchG) – an Dritte erfolgen. Die können insbesondere Strafverfolgungsbehörden, zuständige Verwaltungsbehörden, Gerichte, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und das Bundeskartellamt sein.

9.   Wie werden Ihre Daten verarbeitet, wenn Sie sich bei uns bewerben (inkl. Verarbeitung durch KI)?

Sie haben die Möglichkeit, über unsere Karriereseite unter Nutzung unseres Bewerbungsportals, per E-Mail oder postalisch Bewerbungen auf offene Stellen oder initiativ an uns zu richten.

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Wir verarbeiten die von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellten Daten. Hierzu zählen insbesondere die Stelle, auf die Sie sich bewerben, Ihre Kontaktdaten (Anrede, Vorname, Name, E-Mail-Adresse, etc.), Ihren Lebenslauf einschließlich Zeugnissen, Qualifikationsnachweisen, ggf. Foto etc., ggf. Informationen im Rahmen des Anschreibens sowie Ihre Gehaltsvorstellung und ggfs. weitere freiwillig gegebene Informationen zu Ihrer Person (z.B. Telefonnummer). Darüber hinaus verarbeiten wir ggf. auch Informationen, die wir in zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen gewonnen haben, z.B. aus beruflichen Netzwerken. Diese Daten werden durch uns verarbeitet, um Ihre Eignung für die ausgeschriebene Stelle (oder ggf. andere offene Positionen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Einsatz von KI-gestützten Recruiting-Funktionen: Im Rahmen des Bewerbungsprozesses setzen wir selbst entwickelte, KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung der Personalauswahl ein („Recruiting Assistent“). Diese dienen insbesondere der strukturierten Aufbereitung und Auswertung der von Ihnen eingereichten Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate und Portfolio).

Der Recruiting-Assistent kann insbesondere aus diesen Unterlagen relevante Informationen automatisiert extrahieren, zusammenfassen und vergleichbar darstellen (z.B. Angaben zu Qualifikationen, Sprachkenntnissen, Wohnortnähe, Vollständigkeit der Unterlagen oder Übereinstimmung mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle).

Eine externe Recherche oder der Abruf personenbezogener Daten aus anderen Quellen findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis der von Ihnen bereitgestellten Bewerbungsunterlagen sowie der Inhalte der jeweiligen Stellenbeschreibung. Allgemeine fachliche Hinweise oder Fragenvorschläge beruhen auf allgemeinem System- und Fachwissen und nicht auf zusätzlichen personenbezogenen Daten.

Der Recruiting Assistent gilt gemäß den gesetzlichen Vorgaben der KI-Verordnung zwar ursprünglich als sog. Hochrisikosystem, da im Bewerbungsprozess unterstützende Funktionen auf Basis Künstlicher Intelligenz eingesetzt werden. Er profitiert aber von Ausnahmen in der KI-Verordnung, insbesondere da er nur eng gefasste Verfahrensaufgaben übernimmt und eine vorbereitende Aufgabe für eine Bewertung der Einstellung oder Auswahl des Bewerbers vornimmt. Der Recruiting Assistent hat auch keine automatisierte Entscheidungswirkung: Jede Bewerbung wird individuell durch unsere Recruiter geprüft; die abschließende Auswahlentscheidung erfolgt ausschließlich durch Menschen. Der Einsatz des Recruiting Assistent dient ausschließlich der Unterstützung im Bewerbungsverfahren, insbesondere der strukturierten Aufbereitung und Auswertung Ihrer Bewerbungsunterlagen.

Rechtsgrundlagen: Sofern und soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einwilligen, werden Ihre Daten auf Grundlage dieser Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO verarbeitet. Im Übrigen werden die Daten von uns zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und damit zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Folgt auf Ihre Bewerbung der Abschluss eines Anstellungsvertrages, so können Ihre übermittelten Daten zum Zwecke des üblichen Organisations- und Verwaltungsprozesses unter Beachtung der einschlägigen rechtlichen Vorschriften – insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b
DSGVO – von uns in Ihrer Personalakte übernommen und gespeichert werden. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine weitere Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht dann zum einen in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Zum anderen besteht ein berechtigtes Interesse in der Optimierung und Effizienzsteigerung des Bewerbungsprozesses. Durch den Einsatz unterstützender KI-Funktionen wie Recruiting Assistent können Bewerbungsunterlagen strukturierter ausgewertet und Bewerberprofile schneller mit den Anforderungen offener Stellen abgeglichen werden. Dies ermöglicht eine
schnelle und gezielte Rückmeldung an Bewerber.

Speicherdauer: Ihre Daten werden grundsätzlich für die Dauer von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens in unserem Bewerbungssystem gespeichert und anschließend gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen (z.B. Zwecke der Rechtsverfolgung) entgegenstehen. Sofern ein Arbeitsverhältnis zustande kommt, werden die Daten aus dem Bewerbungssystem in die Personalakte zur Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses übernommen.

Empfänger der Daten und weitere Informationen: Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung sowie den zuständigen Abteilungsverantwortlichen bei uns im Hause gesichtet. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen. Zudem setzen wir innerhalb unseres Bewerbungsportals die softgarden e-recruiting GmbH, Tauentzienstraße 14, 10789 Berlin („Softgarden“) als Auftragsverarbeiter im Rahmen von Stellenausschreibungen, der Verwaltung von Bewerbungen, der Kommunikation mit Bewerbern sowie der datenschutzkonformen Speicherung und Löschung von Bewerberdaten ein.

Bezüglich des Recruiting Assistent gilt: Ihre Daten werden in Rechenzentren in Europa gespeichert; wir haben insoweit einen Hosting-Dienstleister mit der Speicherung der Daten beauftragt, der als unser Auftragsverarbeiter die Daten nur entsprechend unserer Weisungen verarbeitet. Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in die USA, können wir jedoch nicht in allen Fällen ausschließen. Eine Weitergabe an andere, dritte Unternehmen erfolgt nicht.

10.  An wen geben wir die Daten weiter?

Innerhalb unseres Unternehmens haben nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die dies für die jeweils angegebenen Zwecke benötigen. An externe Dritte geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn dies zur Abwicklung oder Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.

Eine Datenweitergabe innerhalb unserer Unternehmensgruppe erfolgt dabei zu Vertriebs- und Marketingzwecken auf Basis unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Externe Empfänger können insbesondere verbundene Unternehmen oder externe Dienstleister sein, die wir für die Erbringung von Leistungen als unsere Auftragsverarbeiter einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung unserer Webseite. Hierzu zählt insbesondere die DomainFactory GmbH, Neuturmstrasse 5, 80331 München („DomainFactory“), die das Hosting dieser Webseite übernimmt. Die von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft. Sie dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken und nach unseren Weisungen verwenden.

Ferner ist es möglich, dass wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten an Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, übermitteln müssen. Die Übermittlung erfolgt insoweit auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

11.  Erfolgt eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums?

Findet eine Verarbeitung der Daten an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen bei den Empfängern entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. durch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien, wie die Vereinbarung sog. EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Union) oder Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums vorliegt.

12.  Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Die Speicherdauer personenbezogener Daten entnehmen Sie bitte der obenstehenden Beschreibung des entsprechenden Dienstes. Zusätzlich bzw. soweit bei der jeweiligen Beschreibung des Dienstes nicht anders angegeben, gilt generell: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Falle eines Widerspruchs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind. Sofern und solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, löschen wir die Daten erst nach Ablauf der entsprechenden Fristen.

13.  Welche Rechte haben Sie?

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte nach der DSGVO zur Verfügung. Im Einzelnen sind dies:

  • Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
  • Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher personenbezogenen Daten und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
  • Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
  • Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
  • Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.
  • Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu beispielsweise an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde des Landes Baden-Württemberg: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart; Tel.: +49 (0) 711 / 615541-0; poststelle@lfdi.bwl.de.  

 

Die vorstehend beschriebenen Rechte stehen Ihnen nur unter der Bedingung zu, dass die insoweit anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, auch sofern dies im Rahmen der obigen Beschreibung nicht ausdrücklich erwähnt wird.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zu Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an die oben unter Ziff. 1. angegebenen Kontaktmöglichkeiten. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

14.  Links auf andere Webseiten

Wenn wir Links zu Webseiten anderer Organisationen bereitstellen, gelten diese Datenschutzhinweise nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Organisation. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzhinweise auf den anderen von Ihnen besuchten Webseiten zu lesen.

15.  Stand dieser Datenschutzhinweise

Von Zeit zu Zeit kann es erforderlich werden, den Inhalt der vorliegenden Datenschutzhinweise anzupassen. Wir behalten uns daher vor, diese jederzeit zu ändern. Wir werden die geänderte Version der Datenschutzhinweise ebenfalls an dieser Stelle veröffentlichen. Es gilt jeweils die bei Ihrem Besuch aktuelle Fassung unseren Datenschutzhinweisen.

Stand: Mai 2026