Wir digitalisieren Genehmigungsprozess von Rechnungen mit Office 365 und Datev Online
Unsere Lösung legt Rechnungen und Dokumente vollständig in SharePoint Online ab und kann mehrstufige Genehmigungsprozesse abbilden. Durch eine automatische Push-Benachrichtigung an die zuständige Freigabeperson kann diese die Rechnungen komfortabel mit einer elektronischen Signatur online freigeben. Dafür werden digitale Signaturanbieter wie DocuSign oder SignNow genutzt. Nach der Freigabe eines Dokuments wird dieses vollautomatisiert in Datev Online hochgeladen. Ein Rollen- und Rechtekonzept erleichtert die Vergabe von Berechtigungen und Zugriffen.
Ausgangssituation
In Unternehmen fallen viele Rechnungen an, sehr oft in Papierform. Diese müssen oft umständlich eingescannt, an die verantwortliche Stelle zur Freigabe gesendet, unterschrieben, wieder eingescannt und zurückgeschickt werden. Dieser Prozess nimmt viel Zeit in Anspruch und ist sehr fehleranfällig.
Beispielsweise können Rechnungen verloren gehen oder an falsche Verantwortliche geschickt werden. Auch das Thema Datenschutz spielt hierbei eine große Rolle. Unsere Lösung digitalisiert die Rechnungsgenehmigung vollständig.
Ergebnisse auf einen Blick
DSGVO-konforme Dokumentenablage
in SharePoint Online
Vollautomatisierter Genehmigungsprozess
und digitales, zeitsparendes Signieren von Dokumenten
Automatische Integration
und Upload in Datev Online sowie mögliche Anbindung von Drittanbietertools
Einfache Wiederauffindbarkeit
der Dokumente durch Verschlagwortung
Lösung im Detail
Mit einem webbasierten System können nicht nur alle Rechnungen und Zahlungsinfos an einem Ort aufbewahrt, sondern gleichzeitig deren Status verfolgt, Benachrichtigungen eingerichtet und die Finanzdokumentation organisiert werden.
Der optimierte Prozess für Rechnungsgenehmigungen leitet die Rechnungen gemäß den Geschäftsregeln selbstständig an die jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden weiter. Dabei werden gleichzeitig alle relevanten Rechnungsdetails erfasst, z. B. Bestellmengen/Auftragsvolumen, Preise, Datumsangaben, beteiligte Parteien, eindeutige Rechnungsnummern und steuerliche Angaben.
Unsere Leistungen
Beratung und Bestandsanalyse
sowie Konfiguration und Integration
Agile Erstellung
eines individuellen Konzepts für Reporting, Policy, Anwendung, Layout & Design
Iterative Entwicklung
des Zielszenarios für künftige Anwendungen, und prototypische Integration einer Anwendung
Integration
und Erstellung von standardisierten und benutzerdefinierten Richtlinien
