SharePoint DMS

Die Plattform SharePoint Online von Microsoft dient zur Zusammenarbeit im Unternehmen, der Verwaltung und dem Austausch von Dokumenten sowie der Erstellung von Team- und Kommunikationsseiten, die auch als Intranet dienen können. SharePoint kann dabei als vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) genutzt werden. Hierzu empfiehlt sich die Erweiterung durch verschiedene Microsoft-Tools, die ergänzende Funktionalitäten des DMS übernehmen.

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Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht es Unternehmen Dokumente effizient und in Zusammenarbeit zu erstellen, zu speichern, zu verwalten, zu bearbeiten und langfristig sicher aufzubewahren. Wichtig sind dabei vor allem die GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), Revisionssicherheit und der Datenschutz.

Warum SharePoint als DMS?

Da zahlreiche Unternehmen bereits Microsoft 365-Anwendungen wie Office, Teams und Outlook verwenden, empfiehlt sich SharePoint Online auch als Dokumentenmanagementsystem. Die erforderliche SharePoint-Lizenz ist in der Regel Bestandteil der Business- oder Enterprise-Lizenz. Der Funktionsumfang kann sich z. B. im Bereich Compliance und Records Management je nach Plan unterscheiden, hier beraten wir Sie gerne.

Funktionen von SharePoint

Publishing

(Veröffentlichen)

Dokumentenablage

(Archivierung)

Kollaboration

(Zusammenarbeit)

Im Detail

Spezfische DMS-Funktionen

Dokumentenerfassung, Speicherung & Zusammenarbeit

Dokumente werden automatisiert aus vielfältigen Quellen erfasst, z. B. gescannte Papierdokumente, E-Mails, Office-Dateien und PDFs, und zentral in einer elektronischen Ablage gespeichert. Mehrere Nutzer können zeitgleich Dokumente bearbeiten und Kommentare hinterlassen – auch von unterwegs. SharePoint kann standardisierte Geschäftsdokumente automatisiert erstellen, z. B. Verträge, Leistungsbeschreibungen, Servicevereinbarungen. Integrierte KI von Microsoft Syntex kann Inhalte automatisch generieren und extrahieren. Dokumente können in allen unterstützten Sprachen & Dialekten übersetzt werden, was insbesondere bei international agierenden Unternehmen eine große Zeitersparnis darstellt.

Organisation, Suche und Retrieval

In Bibliotheken können Dokumente und Bilder über Metadaten wie Typ, Erstelldatum, Autor oder Projekt indexiert werden – so sind die Dokumente nicht nur strukturiert abgelegt, sondern können auch effizient gesucht und gefunden werden: Die integrierte OCR-Technologie (Optical Character Recognition) erkennt Texte in eingescannten Dokumenten und extrahiert Dokumententyp sowie Metadaten. Dokumente können außerdem in verschiedene Vertraulichkeitsstufen klassifiziert werden.

Archivierung, Aufbewahrung & Lebenszyklus

Mit Microsoft SharePoint Online verwalten Unternehmen den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erfassung über die Nutzung bis hin zur Archivierung oder Löschung. Unterstützt werden Aufbewahrungs-, Lösch- und Archivierungsregeln, die z. B. gesetzliche Fristen oder Datenschutzanforderungen berücksichtigen, basierend auf definierten Kriterien. Durch Datensicherung und Disaster-Recovery-Mechanismen schützt SharePoint Online vor Datenverlust, Hardwareausfällen und Naturereignissen. So wird eine revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung gewährleistet. Je nach Anforderung werden die Funktionalitäten durch Microsoft Archive und Microsoft 365 Backup & Recovery erweitert.

Versionierung & Versionskontrolle

SharePoint ermöglicht eine präzise Versionskontrolle: Jede Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert. Frühere Versionen können wiederhergestellt oder miteinander verglichen werden, um keine Arbeit zu verlieren und Inkonsistenzen zu vermeiden. Die Check-Out/Check-In-Mechanismen verhindern gleichzeitige Bearbeitungskonflikte, indem sie exklusiven Zugriff auf ein Dokument gewähren, bis es wieder eingecheckt wird. So bleibt die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten gewährleistet.

Zugriffskontrollen, Berechtigungsmanagement & Sicherheit

SharePoint bietet umfassende Sicherheitsmechanismen für Dokumentenmanagement-Systeme. Über rollenbasierte Zugriffsrechte wird festgelegt, wer Dokumente ansehen, bearbeiten, freigeben oder löschen darf. Daten werden sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung verschlüsselt, und sichere Authentifizierungsmechanismen gewährleisten den Zugriffsschutz. Audit-Trails protokollieren alle Aktionen, sodass nachvollziehbar ist, wer welche Tätigkeit wann durchgeführt hat – wichtig für Compliance-Anforderungen. Reporting-Funktionen ermöglichen die Überwachung von Prozessen, Dokumentenstatus, Nutzungsstatistiken und Audit-Logs.

Workflow‐ und Prozessunterstützung

SharePoint unterstützt die Automatisierung von Dokumentenprozessen wie Freigaben mittels elektronischer Signaturprozesse („eSignature“), Weiterleitungen und Archivierungen. Durch die Integration mit Systemen wie ERP, CRM, E-Mail und Office-Tools und weitere werden Dokumente nahtlos in Geschäftsprozesse eingebunden, wodurch Redundanzen und manuelle Übergaben vermieden werden. Die integrierte Workflow-Engine mit der Microsoft Power Platform ermöglicht die Definition von Regeln, wer wann informiert wird und welche Aufgaben ausgelöst werden. Dank der Skalierbarkeit kann das System mit zunehmendem Dokumentenvolumen, Benutzerzahlen und wachsenden Anforderungen effizient mithalten.

Sie möchten SharePoint in Ihrem Unternehmen einsetzen oder als DMS nutzen?

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Abbildung mit Microsoft-Tools

Mit diesen Diensten können die verschiedenen DMS-Funktionen abgedeckt werden:

DMS-Funktion	Beschreibung	Microsoft-Dienst
Lifecycle Management	Hinterlegung von spezifischen Aufbewahrungs- und Löschfristen für Dokumentenarten Automatische Überwachung von Fristen Abbildung von Workflows: Fachbereiche werden informiert bei eingehenden Dokumenten und durch weitere Bearbeitung geführt	Microsoft Purview bietet Information Lifecycle Management, Records Management (Aufbewahrung, Löschung, Prüfpfade) Microsoft 365 Archive dient der Archivierung inaktiv gewordener Inhalte (speziell für z. B. SharePoint) Microsoft 365 Backup zur Sicherung und Wiederherstellung (Backup/Recovery), weniger „klassischer Lifecycle“ im Sinne von Aufbewahrung/Löschung, eher im Sinne von Wiederherstellung
Compliance	Einhaltung von regulatorischen Anforderungen, Nachweisführung, Prüfpfade, Klassifizierung, Schutz sensibler Daten	Microsoft Purview bietet Data Governance, Records Management, eDiscovery, Klassifizierung, Audit Trails.
Dokumentenverarbeitung	Automatische Ablage von großen Dokumentenmengen Automatische Klassifizierung Automatische Extraktion von Metadaten	Microsoft Syntex (und damit Teil von SharePoint Premium / document processing services) bietet KI-gestützte Verarbeitung, Klassifizierung, Extraktion etc. SharePoint Premium erweitert Verarbeitung, Automatisierung, Governance.
Archivierung	Langfristige Aufbewahrung von Dokumenten, inaktiv gewordener Inhalte, kostengünstiges „Cold Storage“ Sicherstellung, dass Inhalte weiterhin durchsucht werden können & Metadaten erhalten bleiben	Microsoft 365 Archive ermöglicht Archivieren inaktiv gewordener SharePoint-Sites mit Erhalt von Metadaten/Suchindex.
Backup & Recovery	Sicherung von Dokumenten/Datenbeständen Wiederherstellung verlorener oder gelöschter Inhalte	Microsoft 365 Backup bietet Backup und Wiederherstellung von SharePoint-Sites, OneDrive, Exchange etc.
Versionierung	Nachverfolgen von Änderungen an Dokumenten (wer, wann, was) Wiederherstellung älterer Versionen Konfiguration von Anzahl und Art der Versionen (major/minor)	SharePoint Online bietet Bibliotheks- und Listen-Versionierung. Microsoft Purview Records Management unterstützt Aufbewahrung von Versionen von als „Records“ markierten Dokumenten.
Audit, Protokollierung & Nachvollziehbarkeit	Erfassen von Nutzer- und Administratoraktivitäten (z. B. Zugriff, Änderung, Löschung) Langfristige Aufbewahrung von Audit-Logs Unterstützung für Compliance und forensische Untersuchungen	Microsoft Purview Audit bietet erweiterte Audit-Funktionen inkl. längerer Aufbewahrungsfristen für Logs. SharePoint Online bietet Basis-Auditfunktionen auf Site-Collection-Level.
Findability, Suche & Metadaten-Suche	Volltext- und Metadatensuche über Dokumente Indexierung von Inhalten und Versionen Verbindung zu externen Datenquellen Taxonomien/Term-Stores für bessere Auffindbarkeit	Microsoft Syntex unterstützt Inhalts- und Metadaten-Extraktion, eingebundene Connectors für externe Quellen. Microsoft Purview (Data Map / Governance) verbindet Datenquellen und Metadaten-Katalog.
Workflow & Prozesssteuerung	Fachbereiche bei eingehenden Dokumenten informieren Automatische Weiterleitung, Freigabeprozesse, Eskalation Integration von Formularen und Aufgaben	Power Automate zur Workflow-Automatisierung in Microsoft 365 SharePoint Online zur Nutzung von Listen/Meta-Daten + Trigger/Flows Microsoft Syntex löst Rahmen der Dokumentenverarbeitung Automatisierungsmechanismen aus.

Unsere Leistungen

Leistungen zu SharePoint

Mit unserer Unterstützung wird SharePoint optimal in Ihre Geschäftsprozesse integriert, trägt zur Effizienzsteigerung bei und sorgt für Gesetzeskonformität.

Wir sind Microsoft-Partner mit über 20 Jahren Erfahrung. Wir bieten umfassende Unterstützung bei der Implementierung von SharePoint als Dokumentenmanagement-System (DMS). Dabei begleiten wir Sie von der Bedarfsanalyse und Prozessoptimierung über die technische Umsetzung bis hin zur Schulung und langfristigen Betreuung und Weiterentwicklung mit unserem Application Lifecycle Management.

Wir berücksichtigen Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen, integrieren Schnittstellen zu bestehenden Systemen und schaffen eine benutzerfreundliche Lösung. Wir implementieren SharePoint unter Berücksichtigung aller Sicherheits- und Compliance-Vorgaben.