KI-Chatbot erstellen
Chatbots können Unternehmen erheblich entlasten, z. B. indem sie einfache Anfragen bearbeiten. Mit einem Tool wie Microsoft Copilot Studio lassen sich ohne Programmierkenntnisse sowohl unternehmensinterne als auch -externe Bots entwickeln. Diese können Mitarbeitende unterstützen oder als Kundenservice-Tools dienen – mit oder ohne Login. Wir erläutern, wie das geht.
Einsatzbereiche für Chatbots
KI-Chatbots können in nahezu allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, um Prozesse zu automatisieren, Mitarbeitende zu entlasten und die Kommunikation zu verbessern:
- Kundenservice
- Vertrieb
- Marketing
- HR
- Interne Prozesse
Unsicher, wie Sie vorgehen sollen? Wir unterstützen Sie:
Chatbot bauen
Angenommen, ein Unternehmen verkauft Kaffeemaschinen und möchte den Kundensupport automatisieren. Die Entwicklung beginnt mit einer klaren Aufgaben- und Themenbeschreibung, z. B.: „Der Chatbot beantwortet Fragen zu Produkten, Bestellungen und Garantieleistungen, unterstützt bei technischen Problemen und erstellt bei Bedarf Tickets.“
Dann wird der Sprachstil festgelegt: „Freundlich, professionell, ohne Fachjargon, empathisch bei Problemen.“
Anschließend wird eine Begrüßungsnachricht formuliert, z. B.: „Hallo und willkommen bei [Unternehmensname]! Wie kann ich Ihnen helfen?“
Nutzerführung: Der Bot erkennt bestimmte Begriffe wie „kaputt“ oder „Problem“ und reagiert entsprechend: „Es tut mir leid, dass Sie ein Problem haben. Ich helfe Ihnen gerne weiter.“
Je nach Kundenreaktion können verschiedene Handlungspfade folgen, etwa eine direkte Problemlösung oder die Weiterleitung an einen Support-Mitarbeitenden.
Nach einem sorgfältigen Testing kann der KI-Chatbot auf den gewünschten Plattformen integriert werden. Die Performance und Nutzerzufriedenheit sollte analysiert werden, damit entsprechend weiterentwickelt werden kann.
Alles rund um Copilot Studio
Einfache Entwicklung mittels Low-Code
Copilot Studio ist eine benutzerfreundliche Low-Code-Entwicklungsumgebung von Microsoft, die es Unternehmen ermöglicht, Chatbots ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und anzupassen. Statt komplexen Code von Grund auf zu schreiben, können Nutzer auf grafische Oberflächen, Drag-and-Drop-Funktionen und vordefinierte Bausteine zurückgreifen. Dadurch lassen sich Chatbots schneller entwickeln und einfacher verwalten.
Chatbot-Entwicklung für alle
Fachabteilungen ohne Programmierkenntnisse können über die Low-Code-Umgebung arbeiten, indem sie vorgefertigte Bausteine nutzen und einfache Workflows per Klick erstellen. Erfahrene Entwickler hingegen haben die Möglichkeit, mit Pro-Code-Optionen tiefer in die Programmierung einzusteigen. Sie können beispielsweise eigene Skripte, erweiterte Logiken oder API-Integrationen hinzufügen, um den Funktionsumfang der Chatbots zu erweitern. Dank dieser Kombination aus Low-Code- und Pro-Code-Ansatz eignet sich Copilot Studio sowohl für schnelle, einfache Bot-Implementierungen als auch für individuell angepasste, komplexe Chatbot-Lösungen.
Eigene Bots erstellen oder fertige Modelle nutzen
Unternehmen haben die Möglichkeit, entweder bereits vorhandene Microsoft-Chatbots anzupassen oder eigene Bots von Grund auf zu erstellen. Dies bedeutet, dass bestehende Chatbots beispielsweise mit neuen Funktionen, zusätzlichen Dialogen oder individuellen Geschäftslogiken erweitert werden können. Alternativ können Unternehmen für spezifische Anwendungsfälle – wie Kundenservice, HR-Anfragen oder interne IT-Support-Bots – völlig neue Chatbots entwickeln.
Der Einstieg wird durch vorgefertigte Templates erleichtert. Diese bieten standardisierte Bot-Strukturen für verschiedene Anwendungsfälle, sodass Unternehmen bei der Einrichtung nicht bei Null anfangen müssen. Beispielsweise gibt es Vorlagen für FAQ-Bots, Terminbuchungen oder Support-Chatbots, die mit wenigen Anpassungen sofort einsatzbereit sind.
Eigene Chatbots entwickeln
Unternehmen starten mit einer Definition der Aufgaben und des Sprachstils des Bots.
Ein Beispiel: „Der Chatbot beantwortet Fragen zu Produkten, Bestellungen und Rechnungen. Bei komplexen Anliegen leitet er Anfragen weiter oder erstellt Tickets.“
Der Bot kann auf verschiedene Datenquellen zugreifen, um fundierte Antworten zu liefern. Zudem lassen sich Triggerbegriffe festlegen, z. B. „Problem“, die bestimmte Reaktionen auslösen:
„Es tut mir leid, dass es ein Problem gibt. Bitte schildern Sie Ihr Anliegen, und ich helfe weiter.“
Sorgfältige Konfiguration
Fehlverhalten von Chatbots kann dem Image schaden. Ein Beispiel ist der DPD-Chatbot, der ein Gedicht über seine eigene Nutzlosigkeit generierte. Auch unangebrachte Sprache kann auftreten, wenn der Bot nicht korrekt konfiguriert ist und „halluziniert“, wie z. B. wie bei der KI-gestützten Entwicklungsumgebung Cursor, die falsche Antworten generierte und sogar eine Login-Richtlinie frei erfand. Solche Vorfälle unterstreichen die Notwendigkeit einer sorgfältigen Konfiguration, Entwicklung und Überwachung, bei der Objektkultur Unternehmen unterstützt: Jetzt Kontakt aufnehmen
Optimierung und Analyse
Berichte in Copilot Studio liefern wertvolle Einblicke in die Nutzung des Chatbots, indem sie häufige Anfragen, Abbruchraten und Nutzerinteraktionen analysieren. Unternehmen können so bewerten, ob der Bot effektiv arbeitet, und gezielt Optimierungen vornehmen. Da menschliche Kommunikation oft nicht linear verläuft, ist es entscheidend, dass Chatbots flexibel auf unerwartete Eingaben reagieren.
Agentic AI: KI löst Aufgaben eigenständig
Ein besonderer Vorteil von Copilot Studio ist die Nutzung von Agentic AI. Das bedeutet, dass die Bots nicht nur auf Befehle reagieren, sondern auch eigenständig Aufgaben ausführen können im ihnen erlaubten Rahmen – ein weiterer Schritt der Automatisierung. Dafür wird der Chatbot z. B. mit Power Automate verknüpft, einer Microsoft-Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Beispielsweise kann ein Chatbot in einem Kundenservice-Portal nicht nur Fragen beantworten, sondern auch automatisch eine Support-Anfrage erstellen oder eine Rückerstattung einleiten – ganz ohne menschliches Eingreifen.
Vorteile von Copilot Studio
In einer Welt voller Chatbot-Lösungen stellt sich die Frage: Warum gerade Copilot Studio? Die Antwort liegt in der Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, intelligenter Automatisierung und nahtloser Integration in bestehende Unternehmensprozesse. Copilot Studio bietet Unternehmen die Möglichkeit, leistungsstarke KI-Chatbots zu entwickeln – unabhängig davon, ob grundlegende Automatisierungen oder komplexe, individuelle Lösungen benötigt werden.
Flexibilität und Skalierbarkeit sind weitere Stärken von Copilot Studio. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Chatbots genau nach ihren Bedürfnissen zu gestalten – von einfachen FAQ-Bots bis hin zu komplexen, KI-gestützten Systemen, die eigenständig mit Kunden oder Mitarbeitenden interagieren. Durch die Anbindung verschiedener Datenquellen wie Unternehmensdatenbanken, SharePoint oder externe APIs kann der Chatbot gezielt auf relevante Informationen zugreifen und präzise Antworten liefern. Darüber hinaus lassen sich auch Sprachstil und Tonalität individuell anpassen, um eine markenkonforme Kommunikation zu gewährleisten.
Ein weiterer Vorteil ist die Sicherheit. Copilot Studio ist eine Microsoft-Lösung und entspricht damit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards, da es auf der sicheren Microsoft Azure Cloud basiert und internationale Compliance-Richtlinien wie ISO 27001, SOC 2 und DSGVO erfüllt. Durch integrierte Sicherheitsmechanismen wie Datenverschlüsselung, Identitätsmanagement und regelmäßige Updates bietet Microsoft einen umfassenden Schutz vor Bedrohungen. Zudem ermöglicht Microsoft Purview eine transparente Datenverarbeitung und volle Kontrolle über Datenschutzrichtlinien, sodass Unternehmen sicherstellen können, dass ihre Daten nicht unbefugt genutzt werden. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass ihre sensiblen Daten geschützt bleiben und die Lösung DSGVO-konform arbeitet. Gerade für Unternehmen, die mit Kundendaten oder anderen sensiblen Informationen arbeiten, ist dies ein wichtiger Faktor.
Auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis überzeugt: Im Vergleich zu anderen Chatbot-Lösungen bietet Copilot Studio eine optimale Balance aus Funktionsumfang, Anpassungsmöglichkeiten und Investitionssicherheit. Durch die Möglichkeit, bestehende Microsoft-Lizenzen zu nutzen, lassen sich zudem Kosten sparen, während gleichzeitig eine tiefgehende Integration in die Unternehmens-IT gewährleistet ist. Dank der starken Microsoft-Infrastruktur bietet Copilot Studio außerdem eine langfristige Investitionssicherheit, da es kontinuierlich mit neuen Funktionen und Sicherheitsupdates versorgt wird, ohne dass zusätzliche Upgrades oder Migrationen erforderlich sind.
Die nahtlose Integration in Microsoft-Produkte wie Dynamics 365, Microsoft 365 (z. B. Microsoft Teams) und Dienste der Microsoft Power Platform macht Copilot Studio besonders attraktiv für Unternehmen, die bereits mit Microsoft-Lösungen arbeiten.
Mit Copilot Studio können nicht nur textbasierte Chatbots, sondern auch Sprachassistenten (Voicebots) entwickelt werden. Während Textbots über eine Chat-Oberfläche mit Nutzern interagieren, ermöglichen Voicebots eine natürliche Sprachkommunikation – ähnlich wie digitale Assistenten wie Siri oder Alexa.
Unterstützung auf dem Weg in Ihre digitale Zukunft
Die Automatisierung von Unternehmensprozessen erfordert Fachwissen, Strategie und technische Expertise. Wir unterstützen Unternehmen durch die Entwicklung und Implementierung von KI-Technologien, Integration und Betrieb dabei, ihre Arbeitsabläufe effizient zu abzubilden. Unsere Kunden sind die digitalen Champions, die verstanden haben, dass KI-gestützte Prozesse der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg sind. Mit unserer über 20-jährigen Erfahrung und schaffen wir echte Mehrwerte und unterstützen Unternehmen dabei, ihre digitale Zukunft erfolgreich zu gestalten.
