Digitale Rechnungsgenehmigung
mit Office 365 und Datev Online

Wir digitalisieren Genehmigungsprozess von Rechnungen mit Office 365 und Datev Online

Unsere Lösung legt Rechnungen und Dokumente vollständig in SharePoint Online ab und kann mehrstufige Genehmigungsprozesse abbilden. Durch eine automatische Push-Benachrichtigung an die zuständige Freigabeperson kann diese die Rechnungen komfortabel mit einer elektronischen Signatur online freigeben. Dafür werden digitale Signaturanbieter wie DocuSign oder SignNow genutzt. Nach der Freigabe eines Dokuments wird dieses vollautomatisiert in Datev Online hochgeladen. Ein Rollen- und Rechtekonzept erleichtert die Vergabe von Berechtigungen und Zugriffen.

Ausgangssituation

In Unternehmen fallen viele Rechnungen an, sehr oft in Papierform. Diese müssen oft umständlich eingescannt, an die verantwortliche Stelle zur Freigabe gesendet, unterschrieben, wieder eingescannt und zurückgeschickt werden. Dieser Prozess nimmt viel Zeit in Anspruch und ist sehr fehleranfällig. Beispielsweise können Rechnungen verloren gehen oder an falsche Verantwortliche geschickt werden. Auch das Thema Datenschutz spielt hierbei eine große Rolle. Unsere Lösung digitalisiert die Rechnungsgenehmigung vollständig.

Ergebnisse auf einen Blick

DSGVO-konforme Dokumentenablage

in SharePoint Online

Vollautomatisierter Genehmigungsprozess

und digitales, zeitsparendes Signieren von Dokumenten

Automatische Integration

und Upload in Datev Online sowie mögliche Anbindung von Drittanbietertools

Einfache Wiederauffindbarkeit

der Dokumente durch Verschlagwortung

Lösung im Detail

Mit einem webbasierten System können nicht nur alle Rechnungen und Zahlungsinfos an einem Ort aufbewahrt, sondern gleichzeitig deren Status verfolgt, Benachrichtigungen eingerichtet und die Finanzdokumentation organisiert werden.

Der optimierte Prozess für Rechnungsgenehmigungen leitet die Rechnungen gemäß den Geschäftsregeln selbstständig an die jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden weiter. Dabei werden gleichzeitig alle relevanten Rechnungsdetails erfasst, z. B.: Bestellmengen/Auftragsvolumen, Preise, Datumsangaben,  beteiligte Parteien, eindeutige Rechnungsnummern und steuerliche Angaben.

Digitalisierung der Rechnungsgenehmigung mit Office 365 und Datev Online

Unsere Leistungen

Beratung und Bestandsanalyse

und Konfiguration und Integration

Agile Erstellung

eines individuellen Konzepts für: Reporting, Policy, Anwendung, Layout & Design

Iterative Entwicklung

des Zielszenarios für künftige Anwendungen und prototypische Integration einer Anwendung

Integration

und Erstellung von standardisierten und benutzerdefinierten Richtlinien