Wir implementieren zukunftsfähige Ablagelösung für E-Mails und Dateianhänge
Für die Stadtwerke München haben wir mithilfe einer Schnittstelle zwischen Microsoft SharePoint und Outlook eine zentrale Ablagemöglichkeit geschaffen, die den Benutzern eine sichere und gleichzeitig transparente Verwaltung ihrer E-Mails inklusive Dateianhänge ermöglicht. Dokumente und E-Mails können aus Outlook über das SharePoint-Plug-in direkt in der gewünschten Fachbereichsstruktur abgelegt werden. Über die integrierte Suchmaske können Dokumente über alle Ablagen (Outlook und SharePoint) hinweg gesucht werden.
Die Stadtwerke München (SWM) beschäftigen rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sind damit einer der größten Arbeitgeber Münchens. Seit vielen Jahrzehnten stehen sie für eine sichere und Ressourcen-schonende Versorgung der bayerischen Metropole mit Strom, Erdgas, Fernwärme, Fernkälte und Trinkwasser. Darüber hinaus betreiben die SWM 18 Hallen- und Sommerbäder und verantworten mit der Tochtergesellschaft Münchner Verkehrsgesellschaft (MVG) die stadtverträgliche Mobilität mit U-Bahn, Bus und Tram sowie neuen Mobilitätslösungen.
Ausgangssituation
Die Kommunikation der Rechtsabteilung der SWM findet zum größten Teil über Microsoft Outlook statt. Die Ablage von Emails und Dateianhängen erfolgte bislang in verschiedenen Systemen (Outlook und lokale Speicherorte).
Die digitale Rechtsakte schafft einen einheitlichen Ablageort für beides. Zudem ermöglicht sie einen sicheren Zugriff mit der möglichen Vergabe von Rechten und Rollen, sowie eine zentrale Suche über alle Ablagen hinweg.
Die Ablage und Auffindbarkeit von E-Mails und Dateianhängen wird dadurch effektiver.
Ergebnisse auf einen Blick
Sichere Schnittstelle
zwischen den Microsoft 365 Lösungen SharePoint und Outlook und zentrale (Drag&Drop-) Ablage von E-Mails inkl. sämtlicher Anhänge über das Outlook-Add-in im SharePoint
Automatische Erkennung
von E-Mail-Merkmalen (Empfänger, Absender, Betreff und Empfangsdatum) und Befüllung dieser relevanten Metadaten zur strukturierten Dokumentenablage
Integrierte Dokumentenbearbeitung
(Suchen, Lesen, Öffnen) direkt in Outlook
Nutzerfreundliche Suchmöglichkeit
über alle Digitalen Rechtsakten
Vergabe von Rollen/Rechten
und Dokumentensicherheit durch Erweiterung des SharePoint-Rechtemanagements
Aufhebung von Medienbrüchen
Outlook als zentrale Arbeitsanwendung
Die Microsoft-365-Lösung im Detail
Durch die Digitale Rechtsakte können Dokumente und E-Mails aus Outlook über das SharePoint-Plug-in direkt in der gewünschten Fachbereichsstruktur abgelegt werden.
Die automatische Erkennung von E-Mail-Merkmalen ermöglicht die Befüllung relevanter Metadaten bei der Ablage. Über die integrierte Suchmaske können Dokumente über alle Ablagen (Outlook und SharePoint) hinweg gesucht werden. Um hierfür eine einfache Volltextsuche zu ermöglichen, ist Outlook optimal in das SharePoint-Dokumentenmanagement integriert.
Unsere Lösung bietet durch ein Berechtigungskonzept den zuverlässigen Schutz aller E-Mails und Dokumente, sodass auch Compliance- und Datenschutzanforderungen für sensible Daten eingehalten werden können.
Berechtigungen und Rollenvergaben sind individuell und zentral steuerbar. Automatische Berechtigungen für bestimmte Rollen, wie z. B. Leitung und Assistenz der Rechtsabteilung, vereinfachen den gemeinsamen Zugriff auf verschlüsselte Dokumente und E-Mails für berechtigte Mitarbeitende.
Darüber hinaus können Dokumente direkt aus der Ergebnisliste in Outlook gefunden, gelesen und geöffnet werden. Durch die Integration in Outlook und die intuitive Bedienung unterstützt die Anwendung die Prozessverbesserung und die Digitalisierung der gesamten SharePoint-Ablage.
Kundenstimme
Unsere Leistungen
Beratung
sowie Konzeption und Planung mit agiler Projektumsetzung.
Analyse
des Ist-Zustands und Evaluation verschiedener Outlook-Plug-ins.
Bedarfsgerechte Konfiguration
und Anbindung der bestehenden SharePoint-Anwendung an Outlook.
Erfahrener Ansprechpartner
und kompetente Begleitung über den Projektzeitraum hinweg.
